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财务报销管理办法

发布日期:2020-05-28  作者:  来源:

校财字[2018]6号

第一章 总则

第一条 为进一步完善学校财务管理制度,规范财务报销行为,加强报销行为的过程管理和监督,防范财务风险,根据《中华人民共和国会计法》《高等学校财务制度》《河北省行政事业单位会计基础工作规范》等精神,结合学校实际,制定本办法。

第二条 各单位、部门应严守财经法律法规,贯彻落实中央八项规定和相关文件精神,牢固树立节俭意识,厉行节约,严格按照预算报销各类支出,切实提高资金使用效益。

第二章 原始凭证

第三条 经济业务财务报销应取得或填制合法、真实、有效的原始凭证。

第四条 报销人员购买物品或获取劳务所取得的外部原始凭证应为国家统一的正规发票,内容应填制齐全(购买方名称应为“河北科技大学”)。增值税普通发票须印有税务机关发票监制章并加盖开票单位发票专用章。各类收据及假发票无效。

办公用品、图书、工具等应在“货物或应税劳务、服务名称”栏内列清明细,无明细的不予报销。所购货物品种较多发票填写不下的,应由销售单位出具税控系统开具的清单并加盖发票专用章。

原始凭证为电子发票的,报销人应当将清晰的打印件作为报销凭证,所有电子发票不得重复报销。

原始凭证为外文发票的,报销人应对外文发票进行准确翻译,并由经办人签字。

第五条 原始凭证记载的内容均不得涂改。

第六条 财务人员必须按照会计制度的规定对原始凭证进行审核,对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受,对记载不准确、不完整、不符合要求的原始凭证有权予以退回,坚决杜绝白条入账。

第七条 对于外部取得的原始凭证不慎丢失的,应当取得原出票单位记账联的复印件,并加盖出票单位发票专用章或财务专用章。

丢失的票据如有订单或者明细单据的,应提供原始订单或明细单据以及付款记录作为辅助证明。丢失车船票的,应提供网上订单或同行人员签字证明,经部门主要领导签批后按实际发生的票价报销,不能提供证明的不予报销。

第八条 取得的发票应在当年度尽快办理报销。确因特殊情况无法及时报销的,第四季度取得的发票可顺延至次年的第一季度报销,逾期不予报销。

第三章 结算方式

第九条 公务卡结算相关规定

(一)学校实施公务卡结算方式,用于教职工日常单笔金额在1万元以下的公务消费,具体规定及消费目录参见《河北科技大学公务卡管理办法》。

(二)使用公务卡结算的,报销时须提供消费交易凭条(POS机小票),实际发生银行卡消费而因特殊情况无法取得消费交易凭条的,应提供打印的支付交易流水作为原始凭证。

(三)在网络电商平台进行采购的,应选用公务卡进行支付结算,采购平台确因无法关联公务卡的,可选择平台推荐方式结算。不论何种方式,均应提供支付账户中实付金额的明细单据。

(四)商户无刷卡机、异地结算等无法刷公务卡结算的,公务经办人可选择自行转账结算。转账结算的应转入商户账户,不得转入个人账户。

(五)因其他特殊情形确实不能使用公务卡或对公转账方式结算的,应在报销单上写明原因,经财务处主管处长批准。

第十条 银行转账支付(转账支票、电汇、财政集中支付)相关规定

(一)单笔消费1万元以上的公务支出,应以“公对公”银行转账方式进行结算。

(二)经办人员领用转账支票或电汇,须提供手续齐备的《借款单》或《报销单》及《收款单位信息单》,经财务人员审核无误后,以转账方式进行支付。

(三)经办人员领用转账支票后,不得转借他人使用,一般不得背书转让;各种预付款、保证金、工程款等业务,一律凭相关合同和付款审批单办理。

(四)财务人员签发转账支票时,必须将支票内容填写准确、齐全,不得签发空白支票或空头支票。

(五)转账支票、电汇凭证一旦发现遗失或被盗,应立即通知财务人员,按规定办理挂失手续。因遗失造成的损失由经办人自己承担。

第四章 审批权限及审批程序

第十一条 经费报销审批实行财务“一支笔”的签字审批制度。各单位、部门财务“一支笔”对财务收入、支出行为的合规性、真实性、效益性负责。

第十二条 各单位、部门须将财务“一支笔”签字字样报财务处备案。财务“一支笔”一般为正式教职员工,如遇出国、调出等情况需进行负责人变更,或遇特殊情况需临时委托他人代批代签的,需提交书面申请,经由双方及所属单位、部门负责人在申请书上签字确认,并到财务处预留签字字样。科研项目负责人临时变更的,还需科学与技术发展研究院主管院长签字批准。

第十三条 教学、管理、离退休、后勤保障等方面经费的报销审批,单笔支出1万元以下的,由经费财务“一支笔”审批签字;1万元(含)至5万元的支出,由经费财务“一支笔”和主管校领导审批签字;5万元以上(含)的支出,由经费财务“一支笔”、主管校领导及主管财务校领导审批签字。

第十四条 科研费用的报销审批,依据《河北科技大学科研经费管理办法》的相关规定执行。

第十五条 基建工程付款的报销审批,所有基建工程付款实行“双签制”,须有甲方代表的签字,经由总务处主管处长、处长和主管校领导审批签字后,报财务处主管人员审核无误后,由财务处主管处长和主管财务校领导审批签字,方可付款报销。

第十六条 对符合审计标准的工程、货物、服务类项目,需报送审计处进行审计。

第五章 相关业务报销要求

第十七条 各项经费入账、开支须严格按照学校年度预算、科研合同任务书等执行,不得超预算、超范围开支报销,不得私设小金库。

第十八条 各类经费的使用,必须根据相关工作的实际需要,以真实发生的经济业务,取得合法票据方可办理财务报销。严禁虚构经济业务、虚开发票或使用假发票套取经费,严禁将属于个人或家庭消费类的费用在学校的各类经费中报销,严禁将教学、科研等各类经费按一定标准分派到个人,采用票据报销的方式套取现金,变相发放津贴、福利。

第十九条 物品购置及报销要求

(一)货物、工程、服务项目集中采购及招标要求,按照《河北科技大学采购及招标管理办法》的相关规定执行。

(二)公务车用油采购执行《河北科技大学关于公务车用油与办公用复印纸集中采购有关事项的通知》的相关规定。公务车保险、办公用复印纸采购执行《河北科技大学关于公务车保险与办公用复印纸集中采购有关事项的通知》的相关规定。

第二十条 固定资产验收及报销要求

(一)固定资产是指使用期限超过一年,单位价值在1000元以上(其中专用设备单位价值在1500元以上),并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准,但是耐用时间在一年以上的大批同类物资,如图书、家具、用具、装具等,作为固定资产管理。

(二)各单位购买的构成固定资产的设备及家具,须凭发票到资产管理处办理固定资产验收入库手续。购买的图书资料,金额达到300元及以上的,需凭购书票据到图书馆办理图书验收入库手续,再办理报销手续。

(三)固定资产因更新、改造增值的,须先到资产管理处办理固定资产增值验收,再办理报销手续。

第二十一 差旅费报销要求

(一)差旅费报销执行《河北科技大学差旅费管理办法》的相关规定。

(二)按照《河北省财政厅关于转发〈财政部中国民用航空局关于加强公务机票购买管理有关事项的通知〉的通知》(冀财采〔2014〕11号)要求,机票的购买,应当按照厉行节约和支持本国航空公司发展的原则,优先购买通过政府采购方式确定的我国航空公司航班优惠机票。购买国内航空公司航班机票的,应当以标注有政府采购机票查验号码的《航空运输电子客票行程单》作为报销凭证。

(三)出差人可以购买市场上公务机票销售渠道外低于政府采购优惠票价的国内航空公司航班机票,购票时应当保留从航空公司官方网站或者政府采购机票管理网站下载的出行日期机票市场价格截图等证明其低于购票时点政府采购优惠票价的材料。

(四)各航空公司航班市场票价和政府采购优惠票价,公务卡注册流程,公务机票购买操作手册,以及国内航空公司和机票销售机构名录等内容,见政府采购机票管理网站(www.gpticket.org)。

第二十二条 会议费报销要求

(一)按照《河北省省级机关会议费管理办法》(冀财行〔2016〕55号),会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等,以及电视电话会议的会议室租金、电路使用费等。会议开支标准原则上执行四类会议标准。

(二)会议费报销时应当提供会议审批文件、会议通知及实际参会人员签到表(定点会议场所盖章),定点会议场所等会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证。

第二十三条 培训费报销要求

(一)按照《河北省省级机关培训费管理办法》(冀财规[2018]5号)执行。培训费是指各单位开展培训直接发生的各项费用支出,包括师资费、住宿费、伙食费、培训场地费、培训资料费、交通费及其他费用。

(二)报销培训费应提供本单位培训计划审批资料、培训通知、实际参训人员签到表以及培训机构出具的收款票据、原始明细单据、电子结算单等凭证。师资费用报销,应当提供讲课费签收单或合同。

第二十四条 公务接待费报销要求

依据《河北科技大学关于进一步规范公务接待经费管理的通知》,报销公务接待费需填制《河北科技大学公务接待费使用审批卡》,提供邀请函并控制在预算指标内,没有邀请函的需注明原因并由主管校领导审批。

第二十五条 各类劳务酬金报销要求

发放校内人员其他工薪收入、学生劳务及校外人员劳务应通过“个人收入申报系统”进行网上填制,按月申报,不得跨月。

第二十六条 学费、保教费、押金、保证金等各类退款,须填制《退款通知单》,经主管部门负责人审批,加盖部门公章,已开具票据的必须交还原票据。

第六章 监督问责

第二十七条 报销的经办、验收及审批人员对所报销的经济业务负责,不得虚报冒领、弄虚作假。

第二十八条 有下列行为之一的,依照国家《财政违法行为处罚处分条例》追究相关单位和人员的责任:

(一)以虚报、冒领等手段骗取财政资金;

(二)截留、挪用财政资金;

(三)违反规定扩大开支范围、提高开支标准;

(四)违反财务管理的规定,私存私放财政资金或者其他公款;

(五)其他违反国家财政法律法规的行为。

第七章 附则

第二十九条 本办法由财务处负责解释。

第三十条 本办法自2018年12月15日起实行。